Quanto tempo devo guardar a papelada???

Quanto tempo guardar os documentos mais importantes? (faturas, contratos, recibos, apólices, notas fiscais, garantias, etc.) Esses são os que geram grande dúvida e receio com relação ao tempo de guarda.

E para quem tem filhos, aumenta-se muito a quantidade de papéis a ser administrada, já que se inclui nessa bagagem todas as atividades escolares…

Mas calma: para tudo há uma solução. Veja a seguir algumas dicas básicas, com relação ao tempo de guarda:

• As contas mais comuns (água, luz, telefone, cartão de crédito) devem ser conservadas por 5 anos. Atualmente a maioria dessas empresas, envia um documento de quitação no final do ano, que substitui os 12 comprovantes. Se não houver esse documento, guarde todas as vias;

• Os comprovantes de condomínio, devem ser guardados pelo período em que se mora no imóvel, já que a qualquer tempo podem haver cobranças “indevidas”. Após a mudança de imóvel, esses documentos ainda devem ser guardados por 10 anos, de acordo com nosso Código Civil, mas muitos moradores hoje em dia já fazem a guarda eletrônica desses comprovantes;

• No caso de seguros, tanto a proposta assinada, como os boletos de pagamento e as apólices de seguro, devem ser guardadas durante a vigência dos mesmos. Você também pode guardar as propostas assinadas digitalmente dos últimos 3 anos, para fins de comparação com a cotação, no ato da renovação;

• Nos casos de seguro saúde (por exemplo), a proposta assinada e o contrato, além dos comprovantes de todos os pagamentos, devem ser guardados até pelo menos 12 meses após o último reajuste. Nesse caso também, objetiva-se evitar possíveis problemas judiciais;

• Com relação ao aluguel, o locatário deve guardar o contrato e os comprovantes de pagamento, bem como na saída do imóvel, o comprovante da entrega das chaves, por pelo menos 3 anos após o término do contrato, se não houverem quaisquer pendências. Esse comprovante da entrega das chaves geralmente é fornecido, após ter sido feita a vistoria no imóvel;

• Na compra do imóvel, deve-se guardar a proposta, o contrato e os comprovantes de pagamento, por pelo menos 12 meses depois que a escritura for lavrada;

• As notas fiscais e os certificados de garantia devem ser mantidos a partir de aquisição do bem, e durante toda a vida útil do serviço ou do produto;

• Os contratos devem ser guardados até que o vínculo entre as partes seja desfeito, e no caso de financiamentos, até que todas as parcelas estejam pagas, e o bem não tenha mais alienação.

Fique atento, já que hoje em dia a maioria das empresas fornece um comprovante de quitação dos seus pagamentos ao final do ano, se você não receber automaticamente, peça a sua, pois nesses casos, somente esses comprovantes devem ser guardados, diminuindo-se, e muito, a quantidade de papel!

E você? Qual é a sua maior dúvida quando o assunto é a guarda de documentos?